Una pyme que factura electrónicamente ya tiene una oficina digital, aunque nadie la haya diseñado: los documentos tributarios viven en el sistema de facturación, las facturas de proveedores llegan a un correo y los respaldos quedan donde cada persona los guardó. Ordenar esas tres piezas es cumplimiento tributario básico, no un proyecto tecnológico.
Qué documentos exige conservar el SII y por cuánto tiempo
La regla está en el artículo 17 del Código Tributario: quien acredita renta efectiva lleva contabilidad fidedigna, y los libros de contabilidad deben conservarse junto con la documentación correspondiente mientras esté pendiente el plazo que tiene el SII para revisar las declaraciones.
Ese plazo lo fija el artículo 200 del mismo Código Tributario: el SII puede revisar y liquidar impuestos dentro de tres años contados desde que expiró el plazo legal para pagarlos, y ese término sube a seis años en los impuestos sujetos a declaración cuando la declaración no se presentó o fue maliciosamente falsa. Además, una citación amplía los plazos en tres meses. En la práctica, una pyme prudente conserva la documentación de cada año comercial durante los seis años siguientes, porque es el SII quien decide qué plazo invoca, no el contribuyente.
¿Qué entra en "documentación correspondiente"? Todo lo que sostiene un registro contable: facturas emitidas y recibidas (el archivo XML del documento electrónico y su representación impresa), boletas, notas de crédito y débito, guías de despacho, las declaraciones mensuales y anuales presentadas, y los antecedentes que explican cada asiento, como contratos, liquidaciones y cartolas bancarias. El mismo artículo 17 permite que los libros se lleven en hojas sueltas o en aplicaciones informáticas y medios electrónicos, con autorización del Director Regional. La contabilidad digital es legal; lo que no es opcional es poder exhibirla cuando se pida.
Facturación electrónica: todo documento es un archivo
Desde la Ley 20.727 de 2014 la factura dejó de ser papel en Chile. Hoy el artículo 54 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios establece que facturas, facturas de compra, guías de despacho, boletas de ventas y servicios, liquidaciones facturas y notas de débito y crédito consisten exclusivamente en documentos electrónicos, salvo las excepciones que fija el mismo artículo (ciertos sectores para las guías de despacho y lugares sin cobertura de datos o sin energía eléctrica).
Para emitirlos existe el sistema de facturación gratuito en la sección Factura electrónica del SII, además de los software de mercado. En cualquiera de los dos casos conviene tener claro que el documento tributario es el XML, no el PDF que se le envía al cliente, y que la copia que guarda el proveedor de facturación es la copia de él: si la empresa cambia de software o deja de pagar el servicio, el acceso a ese histórico depende de las condiciones del contrato. Por eso el respaldo debe ser propio.
Correo con dominio propio: una casilla por función, no por persona
El correo es la puerta de entrada de las facturas de proveedores. Cuando esa casilla es una cuenta gratuita a nombre de una persona, la empresa no la controla: si la persona se va, cambia la clave o la cuenta se bloquea, los documentos quedan fuera del alcance de la administración.
Lo mínimo recomendable es un dominio propio (el mismo del sitio web) y casillas por función: una para facturación y recepción de documentos tributarios, una para administración y una de contacto comercial. Las personas pueden tener su propia casilla, pero los flujos de documentos deben llegar a cuentas que pertenecen a la empresa y que un administrador puede reasignar.
Dónde guardar los respaldos: la nube de oficina
El respaldo útil es el que se puede encontrar. Una estructura simple funciona mejor que una sofisticada: una carpeta por año comercial, dentro una por mes, y dentro de cada mes los documentos emitidos, los recibidos y las declaraciones presentadas, con el XML y el PDF juntos. Esa carpeta debe vivir en el almacenamiento de la empresa, no en el computador de alguien, y debe existir una segunda copia en otro lugar.
Aquí entra la decisión del paquete de oficina. Tanto Google Workspace como Microsoft 365 reúnen lo que una pyme necesita para esto: correo con dominio propio, almacenamiento compartido en la nube y una consola donde se administran las cuentas. La elección depende de con qué herramientas trabaja ya el equipo y de cómo se integra con el contador. En vitisorigins.cl hay una comparación de Microsoft 365 y Google Workspace pensada para empresas, útil para decidir antes de contratar.
Quién administra las cuentas
La cuenta de administrador del dominio y del almacenamiento, el acceso al software de facturación y la clave tributaria de la empresa deben estar a nombre de la empresa y bajo control de quien la representa legalmente, no del contador externo ni del proveedor informático. El contador necesita acceso, pero delegado: puede revisarlo y usarlo todo, sin que la empresa dependa de él para recuperar su propia información.
Conviene dejar por escrito, en una hoja que se revise una vez al año, quién tiene cada acceso, con qué nivel y quién lo da de baja cuando alguien deja la empresa. Lo explicamos con casos en nuestro artículo sobre errores tributarios frecuentes en pymes, y si lo que pide el SII ya está en curso, revisa nuestro servicio de acompañamiento en fiscalizaciones.
¿Tu pyme podría exhibir sus respaldos mañana?
Revisamos qué documentación tienes, qué falta y quién controla los accesos, antes de que lo pregunte una fiscalización.
Agendar Reunión